売買契約前に売主様が準備しておきたいものとは？

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不動産の売却では、購入希望者が見つかった後に売買契約を締結します。
しかし、契約までに準備するものは意外と多く、契約直前になって慌てる売主様も少なくありません。
たとえば、次のようなケースです。

・どのような書類が必要か把握できていない
・権利証をどこに保管したか分からない
・固定資産税納税通知書が見当たらない

契約直前になって書類などを探し始めると、想像以上に時間がかかります。
初めて不動産を売却する方の中には、売買契約前の準備の重要性を十分に認識していない方もいらっしゃいます。
特に、相続した不動産や長年所有している住宅では、書類が複数の場所や収納の奥に保管されていることも珍しくありません。準備が遅れると、契約日程の調整が必要になり、買主様に不安を与えてしまう可能性があります。

そこで今回は、契約直前になって慌てないために、売主様が事前に準備しておきたいものについて解説します。

まず確認したい「売買契約の必須3点セット」

売買契約や決済をスムーズに進めるために、まず確認しておきたいのが次の3点です。

1.登記識別情報通知（権利証）

不動産の所有者であることを証明する重要な書類です。以前は「権利証」が発行されていましたが、現在は12桁の符号で構成された「登記識別情報通知」が発行されています。一般的には、売買契約前に不動産会社や司法書士が内容を確認し、決済・引渡し時に所有権移転登記の手続きを行います。なお、登記識別情報通知を紛失していても売却は可能です。
しかし、司法書士による本人確認手続きが必要となるため、追加費用や手間が発生する場合があります。

2.本人確認書類

売買契約や決済時には、運転免許証やマイナンバーカードなどの本人確認書類が必要です。
コピーではなく原本を準備しておきましょう。
有効期限が切れていないか、事前に確認しておくと安心です。

3.実印と印鑑証明書

実印と印鑑証明書も契約や決済で必要となるものです。
意外と多いのが、「印鑑証明書はあるものの、かなり前に取得したものだった」というケースです。
印鑑証明書は発行後3か月以内のものを求められることが一般的です。
手元にない場合は、早めに取得しておくことをおすすめします。

固定資産税納税通知書も早めに確認しておきたい

固定資産税納税通知書も、不動産売却で確認しておきたい重要な書類の一つです。
固定資産税や都市計画税は、引渡し日を基準に売主様と買主様で日割り精算するのが一般的です。
そのため、その年度の税額が分かる通知書が必要になります。
また、固定資産税評価額は、登録免許税などの計算にも利用されます。
準備のポイントは次のとおりです。

・自治体から送付される固定資産税納税通知書を保管しておく
・最新年度分の内容を確認する（通常、毎年4〜5月に郵送される）
・紛失した場合は自治体の窓口に相談する

実務では、「古い固定資産税納税通知書はあるが、最新年度分が見当たらない」というケースもあります。
しかし、最新年度の税額が確認できないと、固定資産税や都市計画税の精算額を正確に算出できません。
手元にない場合は、自治体の担当窓口に相談しましょう。
自治体によって対応は異なり、納税通知書を再発行できる場合と、できない場合があります。
再発行できない場合は、ほかの書類の取得で対応できることもあります。

物件状況等報告書と設備表は正確に記載する

物件状況等報告書は、建物や土地に関する不具合や過去のトラブルを買主様へ伝えるための重要な書類です。
不動産を売却する際、売主様には知っている事実を買主様へ告知する義務があります。

例えば、次のような内容です。

・雨漏り、シロアリ被害
・建物の腐食
・給排水設備の故障
・建物の傾き
・火災や浸水などの被害履歴　など

物件状況等報告書で最も大切なのは、事実を正確に記載することです。

「小さな不具合だから大丈夫だろう」「過去のことだから申告しなくてもよいだろう」と判断して事実を伝えなかった場合、トラブルにつながる可能性があります。

場合によっては、契約不適合責任に基づく損害賠償請求や代金減額請求などに発展することもあります。
物件状況等報告書は売主様ご自身が記載する書類です。
ただし、実務では、不動産会社が内容を確認しながら作成するのが一般的です。

次の項目が作成時の売主様の留意点になります。

【作成時のポイント】

・把握している不具合や過去のトラブルを正直に申告する
・故意に事実を隠さない
・分からない事項は推測で回答せず、「不明」にする

あわせて確認したいのが「設備表」です。
設備表は、エアコンや給湯器、換気扇などの設備について、現在の状態を買主様へ伝える書類です。
設備表も不動産会社が確認しながら作成するのが一般的です。
こちらも、故意に事実を隠したり、推測で回答したりしないことが大切です。

たとえ建物や設備に不具合があっても、契約前に正しく開示しておけば、買主様はその内容を理解したうえで購入を判断できます。
売主様にとっても、物件状況等報告書と設備表を正確に作成することが、引渡し後のトラブル防止につながります。

契約前にあると役立つその他の書類

売買契約に必須ではありませんが、次の書類も準備しておくと手続きがスムーズに進みます。

・登記事項証明書（旧 登記簿謄本）

所有者や抵当権の有無などを確認できます。

手元にあれば確認資料として役立ちます。

・建築確認済証や検査済証

建築時の法的手続きが適切に行われたことを確認できます。

なお、これらの書類の有無は、重要事項説明でも確認される項目です。

・間取り図や測量図

建物や土地の状況を買主様へ説明できます。

・リフォーム履歴

工事内容や実施時期が分かる資料です。

領収書や工事契約書があれば保管しておきましょう。

・設備の取扱説明書や保証書

引渡し後の設備利用に役立ちます。

・管理規約や総会資料（マンションの場合）

マンションのルールや管理状況を確認できます。

これらの書類がきちんと整理されていると、買主様に安心感を与えやすくなります。
当社では、売却に必要な書類の確認から契約手続きまでサポートしています。
売却をご検討中の方はお気軽にお問い合わせください。

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